El DTM (digital transaction management) como punta de lanza de la transformación digital

El término transformación digital está de moda, estas dos palabras se han convertido en una coletilla muy utilizada cuando hablamos en nuestra empresa de incorporar a nuestros procesos todas aquellas tecnologías más o menos novedosas: Internet de las Cosas (IoT), Biometría, Blockchain, Data Science, IA... son términos a los que nos hemos acostumbrado en los últimos años y que las organizaciones están tratando de integrar en sus procedimientos.

Existen otros términos menos conocidos que forman parte también de la digitalización de las empresas, uno de ellos es DTM (Digital Transaction Management) que podríamos definir como los servicios para gestionar digitalmente transacciones basadas en documentos y eliminan los problemas existentes cuando se manejan transacciones que involucran documentos, personas y datos, creando procesos más rápidos, confiables y seguros. DTM no trata sobre la gestión de contenido y documentos, sobre las firmas electrónicas de estos, sobre la trazabilidad de los usuarios que hacen uso de los documento, sino, que es la categoría que lo engloba todo, relacionando las transacciones con sus documentos, personas y metadatos.

 

 

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El punto de partida, ¿cómo ayuda la tecnologías en una estrategia DTM?

Son muchas las tecnologías diferentes y difícilmente comparables que pueden componer esta categoría, no nos será fácil poder extraer características similares para poder compararlas, pero si podemos abstraer la importancia de cada una de ellas dando importancia a dos variables: las necesidades a cubrir y el retorno de la inversión.

En cuanto al primero, Maslow definió en su pirámide las necesidades, categorizándolas desde las que el ser humano primero ha de satisfacer, las fisiológicas que se encuentran en la base, hasta la autorrealización en la cúspide, pasando por las necesidades de seguridad, sociales y de estima. DTM cubre las necesidades más básicas de las organizaciones, las fisiológicas, entre las que se encuentra alimentarnos; alimentando el dato, el documento, alimentando los gestores documentales y los flujos de trabajo; cubre además las necesidades de seguridad, dando integridad al dato y al documento, firmando electrónicamente este cumpliendo con los reglamentos estatales, nacionales o intra-comunitarios.

Es además una de las tecnologías que más rápido tienen un retorno de la inversión, es aventurado asegurar que ahorro obtiene una empresa cuando implanta una solución completa de DTM, porque lógicamente dependerá:

  • de la cantidad de documentos que maneja;
  • del tamaño de estos;
  • del número de firmantes de sus operaciones internas y/o externas…etc;

Pero podemos hablar que el ahorro supera ampliamente el 100% en la mayoría de los casos, las empresas se ahorran costes directos ingentes, como los costes de papel, de impresión, de transporte y envío y de almacenamiento físico para su custodia, además de costes indirectos, las transacciones electrónicas ejecutadas en un DTM son más eficientes, rápidas y efectivas; elimina el error humano, favorece las búsquedas de documentos, aumenta la productividad y reduce los costes de personal en la gestión documental, y los puede focalizar en la ejecución y resolución de otros procesos y tareas.

Todo este ahorro nos aporta además una ventaja adicional, permite a las empresas reducir su huella ambiental, la no necesidad de imprimir repercute en menos uso de papel y por lo tanto menos tala de árboles y el no enviar los documentos utilizando ningún medio de transporte físico, solo el correo electrónico, reduce considerablemente las emisiones de CO2.

 

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Por ello, en Serban Biometrics cubrimos las necesidades más primarias de las empresas, ahorramos en costes y obtenemos un retorno de la inversión rápido, además, nos posicionamos como una empresa más sostenible y verde, ventajas todas ellas que nos deben hacer ver que el DTM debería ser uno de los procesos de digitalización y transformación digital de rápida implementación en nuestras organizaciones.

 


 

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LA SOLUCIÓN DTM Y UN PROCESO DE FIRMA DIGITAL BÁSICO

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